Agencje w czasie nawrotu pandemii przyjmują różne modele pracy

Od kilkunastu dni w Polsce znacząco rośnie liczba nowych przypadków i zgonów na Covid-19. Ministerstwo Zdrowia informowało w niedzielę o 8536 wykrytych zakażeń. W sobotę pod tym względem padł rekord - w kraju potwierdzono 9622 nowe przypadki koronawirusa.

Z rozmów, jakie przeprowadził portal Wirtualnemedia.pl z kilkunastoma agencjami reklamowymi i domami mediowymi, wyłania się kilka przyjętych przez nie modeli pracy w czasie nawrotu pandemii.

Scenariusz pierwszy: całkowita praca zdalna

W związku z panującą sytuacją epidemiologiczną agencje reklamowe i mediowe z grupy Publicis (Leo Burnett, Publicis Worldwide Polska, Performics, LiquidThread; domy mediowe: Starcom, Zenith, Spark Foundry) pracują zdalnie co najmniej  do końca pierwszego kwartału 2021r. - Ścisłe procedury związane z bezpieczeństwem ludzi w naszej organizacji nie zmieniły się praktycznie od marca. Nie ogłosiliśmy nawet częściowego powrotu do pracy biurowej w momencie, gdy pandemia nieco wyhamowała - przekazał portalowi Wirtualnemedia.pl Piotr Ruszak, chief communications officer Publicis Groupe Polska.

Ruszak zaznacza jednak, że w wyjątkowych wypadkach możliwe jest wykonywanie obowiązków ze stacjonarnego biura.

- Po całkowitym wyłączeniu biura, obecnie można w nim przebywać wyłącznie w wyjątkowych, uzasadnionych sytuacjach. W skali całej organizacji frekwencja nie przekracza kilku procent codziennie. Każdy z przypadków pracy w biurze jest raportowany do administracji - wyjaśnia Ruszak.

Model pracy zdalnej z niewielkimi wyjątkami przyjęła też agencja Grandes Kochonos (razem z dywizją Digital). - W związku ze wzrostem zachorowań w kraju, zdecydowaliśmy się ponownie przejść na tryb pracy zdalnej. Praktycznie cały zespół pracuje zdalnie, office menagerowie pracują w biurze lecz w trybie zmianowym. W wyjątkowych sytuacjach odbywają się spotkania w firmie ale w minimalnym składzie - informuje portal Wirtualnemedia.pl Magdalena Morgun, account director Grandes Kochonos.

W trybie zdalnym niezmiennie od marca br. pracują agencje grupy Mediabrands (m.in. UM, Initiative, Reprise). Jak informuje portal Wirtualnemedia.pl Joanna Dziwisińska, PR manager Mediabrands w biurze pracuje tylko kilka osób, które nie mogą pracować z domu. - Niezmiennie pozostajemy w trybie pracy zdalnej i nie zmieni się to przez najbliższych kilka miesięcy. Otwarcie naszego biura uwarunkowane jest zgodą naszej sieci, nad którą pracujemy - mówi Joanna Dziwisińska.

Z kolei w agencji Kalicińscy.com praca zdalna przebiega według modelu wypracowanego przez zarząd. - Pracownicy agencji Kalicińscy pracują w oparciu o autorski system pracy zdalnej, który został wprowadzony w okresie pierwszego lockdownu. Co rano pracownicy spotykają się na briefingu, gdzie omawiane są zadania i priorytety na dany dzień. Wszystkimi projektami zarządzamy w chmurze - tłumaczy dyrektor zarządzający agencji Kuba Kaliciński.

W biurze agencji Brasil w miarę regularnie pojawia się tylko Michał Wronecki, client service director&partner, sporadycznie jego wspólnicy. Pozostali od wiosny pracują zdalnie i to się na pewno jeszcze długo nie zmieni. - Nasi pracownicy i współpracownicy pozostają w domach - rekomendujemy im zresztą izolację w miarę możliwości maksymalną. Dlatego nie mieliśmy jeszcze przypadku COVID (za wyjątkiem mojej kwarantanny, ale wynika ona z faktu, że w pracy mojej córki był przypadek wirusa i podjęliśmy autonomiczną decyzję o zamknięciu się w domu) - mówi Michał Wronecki.

W agencji H2O spotkania odbywają się on-line, od wiosny odbyły się trzy spotkania "na żywo", reszta via Teams/Zoom/Skype. - Taki stan rzeczy utrzymujemy na pewno do końca roku, mam nadzieję, że najdalej do końca pierwszego kwartału 2021 roku, acz wszystko zależy od rozwoju sytuacji - zaznacza Marcin Maj, szef agencji.

Coraz więcej przypadków zakażeń koronawirusem w redakcjach. Utrzymywany tryb pracy zdalnej

Scenariusz drugi: model hybrydowy

Niektóre agencje wdrożyły hybrydowy model pracy - chętni mogą przychodzić do biur, trzymając się ścisłych wyznaczonych zasad sanitarnych. Tak zorganizowano system w grupie reklamowej BBDO oraz domu mediowym PHD i Media Direction.

- Obecnie w naszych biurach pracuje do 25 proc. stałego składu pracowników i współpracowników - jest to tzw. Faza 1. Reszta osób pracuje zdalnie z domów, w razie potrzeby pojedyncze osoby pojawiają się w biurze od czasu do czasu - z wcześniejszym powiadomieniem osoby odpowiedzialnej za organizację pracy w agencji. Osoby pracujące w biurze, zgłosiły się na ochotnika, mają możliwość regulacji czasu rozpoczęcia i zakończenia dnia pracy oraz naprzemiennej pracy zdalnej - mówi portalowi Wirtualnemedia.pl Joanna Sokolewicz-Janeczko, senior administration manager w grupie BBDO.

Jak dodaje w biurach grupy obowiązuje częsta dezynfekcja rąk, noszenie maseczek na powierzchniach wspólnych (również na korytarzach, kuchnie, łazienki) - tylko przy własnym biurku można siedzieć bez maseczki. Pracownicy siedzą oddaleni od siebie przynajmniej o 2 metry, a wszystkie spotkania w biurach (organizujemy tylko wewnętrzne) mają ograniczony czas trwania, obowiązuje podczas nich dystans społeczny i noszenie maseczek.

Mieszany system pracy wprowadzono także w agencji Communication Unlimited. - Po lockodownie do biura z powodu sytuacji zdrowotnych nie powróciło 20 proc. pracowników, którzy przez cały czas wykonują swoje obowiązki zdalnie. Pozostali pracują w trybie hybrydowym. Jesteśmy elastyczni i jeśli istnieje taka potrzeba, każdy pracownik po uzgodnieniu z przełożonym może pracować z domu - komentuje dla Wirtualnemedia.pl szefowa CU Elżbieta Wojtczak.

W rozmowie z naszym portalem menadżerka wylicza szereg zabezpieczeń, jakie firma wprowadziła dla pracowników wykonujących obowiązki z biura.

- Przy wejściu do biura jest mierzona temperatura, a osoby przeziębione proszone są o pozostanie w domach. Codziennie pomieszczenia biurowe są ozonowane. Zachowujemy dystans społeczny oraz pilnujemy, aby w pomieszczeniach przebywała dozwolona liczba osób. Przygotowaliśmy plakaty z instrukcjami jak zachowywać środki bezpieczeństwa (odległość między pracownikami, dozwolona liczba osób w pomieszczeniach, mycie rąk itd.). Obecnie pracownicy przebywający w biurze muszą się po nim poruszać w maseczkach, które mogą zdjąć dopiero przy swoim stanowisku pracy. Zamówiliśmy również dla pracowników szczepionki przeciwko grypie - mówi Elżbieta Wojtczak.

CEO Communication Unlimited dodaje, że praca zdalna dla wszystkich pracowników zostanie wdrożona, "jeśli będzie wymagała tego sytuacja pandemiczna". 

Agencja Schulz brand friendly ostatnio funkcjonowała w modelu hybrydowym - większość zespołu wciąż pracował w trybie home office, a biuro przestało być miejscem codziennej pracy – jedynie ważnych firmowych spotkań. - Zatrudniliśmy w okresie „covidowym” aż 15 osób i zależało nam na spotkaniach twarzą w twarz. W przestrzeni biurowej obowiązuje wysoki reżim sanitarny. Prowadzimy też zapisy na obecność w biurze, dzięki czemu możemy ograniczać i kontrolować interakcje - mówi Dominika Kozłowska, PR manager agencji. Dodaje, że przy znacznym wzroście zachorowań w skali kraju, biuro jest używane głównie do celów administracyjnych. Zrezygnowano też z organizacji naszej rokrocznej dużej jesiennej imprezy firmowej.

W Grupie OMD biuro jest otwarte cały czas. Są wdrożone procedury zabezpieczające każdego pracownika. Ci, którzy nie mają możliwości pracy z domu, lub też wolą przychodzić do biura, mogą korzystać z bezpiecznych przestrzeni biurowych, które są regularnie dezynfekowane. Są oni też szczegółowo i regularnie informowani o aktualnej sytuacji, planowanych zmianach czy wdrożeniach procedur.

Od 12 października w OMD wykonano ponad 80 testów na COVID-19 wśród pracowników. Do tej pory nie stwierdzono przypadku zachorowania w biurze. - Z całą odpowiedzialnością mogę stwierdzić, że mamy w firmie procedury, testy oraz doświadczony personel medyczny. Dzięki temu możemy zapewnić wszystkim natychmiastową diagnostykę w kierunku COVID-19 na najwyższym poziomie - według obowiązujących standardów SANEPID-u - podkreśla Jakub Bierzyński, CEO OMD.

Agencje należące do Havas Media Group pracują w trybie zmianowym - pracownicy są podzieleni i zmieniają się co 2 tygodnie. W związku ze zwiększoną ilością zachorowań w ostatnim czasie wszyscy pracownicy mają możliwość pracy zdalnej.
- Na ten moment większość pracowników pracuje zdalnie. Nasze biuro cały czas jest otwarte i część chętnych osób, może pracować z biura. W biurze  do dyspozycji pracowników znajdują się wszystkie niezbędne środki higieniczne, a nasz serwis sprzątający zapewnia codzienną dezynfekcje klamek, uchwytów, przycisków przy ekspresach itp.- mówi Anna Maciągowska-Rybicka, head of HR w Havas Media Group.

Podobne rozwiązanie stosuje Grupa S/F, która w wakacje przez kilka tygodni testowała system pracy w podziale na grupy A i B, ale ten sposób w jej przypadku się nie sprawdził. - Aktualnie pracujemy hybrydowo - pracownicy w porozumieniu ze swoimi przełożonymi decydują, czy pracują z domu, czy z biura. Wybierają terminy przyjazdu do firmy, my natomiast prowadzimy ścisłą kontrolę i rejestrację obecności w biurze. Na co dzień w firmie pracują zespoły wsparcia (finanse, administracja, kadry), które wspomagają stacjonarnych pracowników operacyjnych - informuje Dorota Wojtczak, head of marketing w Grupie S/F.

63 proc. Polaków boi się zakażenia koronawirusem. Tylko 36 proc. nie odczuwa strachu

Scenariusz trzeci: praca w biurze

W FCB Bridge2Fun podjęto decyzję o pracy ze stacjonarnego biura. Prezes agencji Rafał Baran w rozmowie z Wirtualnemedia.pl tłumaczy ten model: - U nas wszyscy pracują. Mamy nowe biuro w formie kawiarni w Centrum i wszyscy chętnie przychodzą. Oczywiście mamy do siebie zaufanie, więc zgłaszamy każdy objaw zaziębienia czy grypy. I to jest nasza rekomendacja: nie musisz nie przychodź, chcesz i lubisz, to bądź codziennie, bo kreatywność to ciągła, w tym również przypadkowa interakcja miedzy ludźmi w agencji - wyjaśnia CEO FCB Bridge2Fun.

Rafał Baran wskazuje, że jak na razie w agencji nie było żadnego przypadku koronawirusa wśród pracowników. Firma zabezpieczyła swoje biuro w specjalny sprzęt do odkażania. - Jeśli chodzi o zabezpieczenia, mamy lampy UV, które odkażają pomieszczenia codziennie w nocy - mówi (lampa na zdjęciu niżej).

Biura tylko do celów administracyjnych

Część agencji marketingowych, które w ostatnim czasie pracowały hybrydowo lub całkowicie w swoich biurach w ostatnim czasie decyduje się na powrót do pracy zdalnej, ograniczając osobiste spotkania do minimum.

Tak jest od 12 października w Grupie K2, której pracownicy od 14 września znów pracowali w biurach. Przestał obowiązywać grafik pracy w biurze, a każdy mógł wybrać, czy chce pracować w biurze, czy zdalnie. - W tym tygodniu zdecydowaliśmy m.in. o zawieszeniu dyżurów w biurze dot. niektórych stanowisk, a spotkania bezpośrednie zostały ograniczone jedynie do sytuacji wyjątkowych. Skuteczność podjętych środków ostrożności jest monitorowana na bieżąco przez zarząd. Będą one dostosowywane w zależności od sytuacji oraz pojawiających się zaleceń lub zmian prawnych - mówi portalowi Wirtualnemedia.pl Michał Paschalis-Jakubowicz, wiceprezes Grupy K2.

Agencje należące do Group One (m.in. Change Serviceplan, Value Media) po zakończonym lockdownie przyjęły hybrydowy model pracy. Zakładał on, że 50 proc. pracowników będzie pracowało w biurze, a druga połowa z domu. - W tym czasie mieliśmy 5 przypadków zachorowań na COVID-19. Szczęśliwie wszyscy czują się dobrze. W efekcie zmieniliśmy model, który obecnie zakłada, że to pracownik przy akceptacji swojego przełożonego, określa, czy chce pracować z domu, czy z biura. Jednocześnie maksymalnie dbamy o bezpieczeństwo pracy z biura (częsta dezynfekcja biura, maszyny mierzące temperaturę etc.). Wielu pracowników bowiem woli pracować z biura - podkreśla Marek Żołędziowski, CEO Group One. Dodaje, że na poziomie całej grupy zdecydowano, że spółki Mediaplus, Labcon, Salestube, Rl Media i Labcon zostaną przy modelu pracy hybrydowej nawet po tym, jak skończy się pandemia w Polsce.

- Chcemy tym samym zrealizować pilotażowy projekt, który zbada, czy model pracy, w którym pracownik ma dużą swobodę w tym, z jakiego miejsca chce pracować, jest efektywny dla firmy. Obecnie opracowywane są szczegółowe zasady działania tego modelu, a w proces zaangażowaliśmy naszych pracowników. Jeśli pilotaż przyniesie satysfakcjonujące efekty, planujemy wprowadzić takie zasady dla wszystkich spółek w ramach Group One. To także będzie dla nas impulsem do zdefiniowania na nowo roli i funkcjonalności naszej przestrzeni biurowej - zapowiada Marek Żołędziowski.

W przypadku spółek grupy Dentsu Aegis Network Polska (należą do niej m.in. agencje Carat, Vizeum, iProspect) biura są otwarte dla 20 proc. pracowników, z zachowaniem niezbędnych zasad bezpieczeństwa. W trakcie pobytu w biurze obowiązuje noszenie maseczki, zakrywającej zarówno usta, jak i nos (przyłbice nie zastępują u nas maseczek). Funkcjonuje także zakaz spotkań w biurze z osobami spoza firmy, a spotkania wewnętrzne mogą się odbywać jedynie z zachowaniem limitu osób, dystansu i higieny.

- Rekomendujemy pracownikom, by - jeśli czują się gorzej - nie przychodzili do biura. Obowiązuje badanie temperatury, mycie i dezynfekcja rąk, ogólnodostępne są płyny odkażające. Pracownicy mają obowiązek zgłoszenia potwierdzonej diagnozy COVID-19 menedżerowi i HR Business Partnerowi. W przypadku stwierdzenia zakażenia wśród pracowników posiadamy określone procedury działania. W uzasadnionych przypadkach finansujemy testy na COVID-19 (współpracujemy w tym zakresie z firmą Warsaw Genomics) - informuje nas Martyna Adamska, PR manager Dentsu w Polsce.

W grupie Ogilvy biura agencji zostały otwarte ponownie we wrześniu - ale tylko dla chętnych osób. Opracowano zasady korzystania z przestrzeni biurowej i wprowadzono system rezerwacji miejsc z limitem osób, które mogły pojawić się w biurze danego dnia. Dotychczas codziennie obecnych w firmie było maksymalnie ok 20 -25 osób. - W październiku  zachorował jeden z pracowników. Wszyscy, którzy mieli z nim kontakt, przeszli na dobrowolną kwarantannę, niektórzy zdecydowali się też od razu na testy. Biuro zostało zdezynfekowane, ale jednocześnie - w związku z rosnącą liczbą zachorowań - podjęliśmy decyzję o zamknięciu biura i powrocie na pracę wyłącznie zdalną. Będziemy reagować wraz z rozwojem sytuacji - przekazała w rozmowie z Wirtualnemedia.pl Agnieszka Wasilewska, CEO Ogilvy.

Pracy w 100 proc. zdalnej nie zamierza wprowadzać agencja One House, która od dłuższego czasu stosuje model hybrydowy.

Obecnie praca stacjonarna odbywa się z zachowaniem wszystkich przyjętych zasad. Osoby pracujące zdalnie płynnie współpracują z osobami w biurze z wykorzystaniem wszystkich narzędzi do komunikacji zdalnej. - Dzięki temu, że mamy sale konferencyjne specjalnie przystosowane do videokonferencji nie ma żadnych problemów w przeprowadzaniu spotkań osób w biurze i osób pracujących zdalnie. Idealnie tutaj pasuje określenie – praca w modelu hybrydowym - zapewnia Ewa Wrzosek - Strzelczyk, HR manager w One House. - Na bieżąco monitorujemy sytuację i prowadzimy rozmowy z szefami działów odnośnie możliwości rotacji zmianowej jak również mamy możliwość płynnego, czasowego przejścia całego biura znowu na pracę zdalną. Jesteśmy właśnie w takiej sytuacji i z dnia na dzień możemy w 100 proc. przejść na pracę zdalną na dowolnie długi okres czasu - dodaje. Podkreśla, że firma nie planuje przejść na całkowicie zdalny tryb pracy.

- Praca zdalna, w naszej ocenie, nie jest jednak w stanie w pełni zastąpić pracy w biurze. One House jest agencją, która stale dynamicznie rośnie a wiele projektów, które realizujemy wymaga spotkań, burz mózgów, podejmowania szybkich, zespołowych decyzji a więc głębszej interakcji niż dają możliwość narzędzia komunikacji zdalnej. Pomimo, że projekty toczą się nawet sprawnie to jednak rozwój agencji opartej o ludzi bez kontaktu bezpośredniego między nimi nie może być w pełni efektywny. Oczywiście różnie to może wyglądać w zależności od stopnia skomplikowania projektów toczących się w firmie. Na pewno łatwiej jest przejść na pracę zdalną firmom, które lata dynamicznego wzrostu mają za sobą i realizują wyspecjalizowane projekty z jednego obszaru komunikacji marketingowej. One House bardzo dynamicznie się rozwija a nasz zakres działań jest na tyle szeroki, że praca zdalna stanowi dużo większe wyzwanie - mówi Ewa Wrzosek - Strzelczyk.

W województwie mazowieckim, gdzie siedziby ma większość czołowych polskich agencji reklamowych i największe domy mediowe, tylko w ostatni weekend  potwierdzono 2827 nowych zachorowań na koronawirusa - najwięcej w całej Polsce.