Jednym z najważniejszych trendów widocznych w tzw. przemyśle spotkań jest organizacja odpowiedzialnych społecznie wydarzeń. Udział w zrównoważonych eventach pozwala kreować wśród klientów i pracowników wizerunek firmy odpowiedzialnej społecznie, dbającej o otoczenie. Jako element szerszej kampanii, przykłady dobrych praktyk w tym zakresie prezentowane są co roku w raporcie Forum Odpowiedzialnego Biznesu. Sustainable Event Management to także odpowiedź na rosnące oczekiwania klientów wobec firmy oraz element budowania jej przewagi konkurencyjnej. Raport instytutu badawczego IMAS International „Przyszłość marki korporacyjnej" wskazuje na wzrost świadomości znaczenia tego typu działań wśród polskich konsumentów. 75% badanych stwierdziło, że w przyszłości największy sukces i zyski będą odnosiły przedsiębiorstwa, które wykorzystują w praktyce teorię zrównoważonego rozwoju.
Do podstawowych zasad organizacji zielonych eventów należą zgodnie z brytyjskim standardem BS 8901 redukcja emisji dwutlenku węgla i odpadów, poprawa wydajności zasobów, prezentacja możliwości bardziej efektywnego planowania eventów i ponownego wykorzystania sprzętu i infrastruktury, zmniejszenie negatywnego wpływu na środowisko naturalne oraz stworzenie korzystnych warunków ekonomicznych poprzez wsparcie lokalnych inwestycji i tworzenie długoterminowego planu rozwoju. Zielona integracja zakłada organizację spotkań w hotelach dbających o ochronę przyrody, zapewniających gościom posiłki przygotowane ze zdrowych, naturalnych i regionalnych produktów oraz możliwość obcowania z przyrodą, lokalną społecznością, tradycją i kulturą bez naruszania ich naturalnej równowagi.
Elementem odpowiedzialnego społecznie spotkania jest również ograniczenie zużycia energii, wody, papieru i tworzyw sztucznych oraz produkcji śmieci przed, w czasie i po spotkaniu, a także wykorzystanie nowoczesnych, ekologicznych technologii, na przykład zastąpienie wydruków i katalogów materiałami konferencyjnymi zapisanymi na pendrivie.
Odpowiedzią na potrzeby firm dbających o zrównoważony rozwój są specjalne programy proponowane klientom korporacyjnym przez obiekty konferencyjne i hotele. „Dwa lata temu opracowaliśmy koncepcję tzw. „green eventów”, czyli imprez promujących troskę o środowisko naturalne oraz regionalne atrakcje” – opowiada Grażyna Szwarc-Kobryń, kierownik hotelu Młyn Klekotki resort & spa, zlokalizowanego na Warmii w kompleksie zabudowań XVII wiecznego młyna z powodzeniem odrestaurowanego i wkomponowanego w otaczającą przyrodę.
„Uczestnicy takiego spotkania mogą, na przykład, wziąć udział w warsztatach garncarskich lub nauczyć się tradycyjnego wypieku chleba w piecu opalanym drewnem” – opowiada. „Proponujemy również relaksacyjne zabiegi na bazie naturalnych składników, takich jak zioła, miód, borowina i wino w kameralnym SPA oraz degustacje miodów pitnych, nalewek i dań z lokalnych specjałów – ekologicznie uprawianych warzyw, grzybów leśnych i świeżych ryb”.
W promocję naturalnych bogactw regionu wpisują się również programy rekreacyjne przygotowane dla gości indywidualnych oraz firm. Hotel organizuje wycieczki przyrodnicze do rezerwatu „Ostoja bobrów na rzece Pasłęce” oraz rowerową wyprawę do gniazda Orła Bielika, w trakcie których odwiedzający mogą podziwiać nieskażoną przyrodę Warmii i Mazur. Goście mogą również wypożyczyć w hotelu rowery i korzystając z rekomendowanych tras zwiedzić malownicze zakątki i okolice Klekotek.
Idea społecznej odpowiedzialności realizowana jest w Młynie Klekotki kompleksowo – hotel posiada własną biologiczną oczyszczalnię i małą elektrownię wodną na rzece, korzysta również z energii słonecznej pozyskiwanej za pomocą 24 paneli zamontowanych na dachu. Część mebli zdobiących wnętrza pochodzi od lokalnych rzemieślników, szef kuchni prowadzi własny ogródek warzywny i zielnik, a pozostałe produkty spożywcze nabywane są przeważnie u miejscowych dostawców.
