Ekspresowe zlecenie na usługi PR w Polskiej Akademii Nauk

Ogłoszenie o postępowaniu w trybie zaproszenia do złożenia oferty na usługi PR pojawiło się na stronie Polskiej Akademii Nauk w środę 23 sierpnia o godzinie 11:36. Do zadań wybranej agencji należeć będzie redakcja tekstów informacyjnych i popularnonaukowych (do mediów i na strony internetowe), konsultacje w zakresie działań kryzysowych oraz przygotowywanie oświadczeń oraz obsługa medialna konferencji prasowych - czytamy w opisie zamówienia. Łącznie 200 godzin pracy od dnia zawarcia umowy do 15 grudnia br. - wynika z opisu.

Wykonawca usługi musi mieć 10-letnie doświadczenie w świadczeniu usług PR popartych przykładami realizacji, a w zespole musi pracować co najmniej jedna osoba z minimum 5-letnim doświadczeniem w usługach PR.

Kryteria wyboru wykonawcy są dwa - cena brutto (waga 40 proc.) oraz jakość (60 proc.).

W ogłoszeniu zastanawia jednak bardzo krótki czas na odpowiedź na zapytanie - początkowo było to zaledwie dwa dni. Po pytaniach wysłanych w piątek przez Wirtualnemedia.pl, PAN poinformował o wydłużeniu czasu przyjmowania zgłoszeń do poniedziałku 28 sierpnia do 23:59.

Przedstawicielka PAN nie widzi w tak ekspresowym tempie postępowania niczego wątpliwego.

- Wykonawca zainteresowany złożeniem oferty zobowiązany jest przekazać informacje na wykazanie spełnienia warunków udziału w procedurze (w tym profil firmy; oddelegowany zespół) i przekazać próbki do oceny ofert w kryterium jakość. Poprosiliśmy więc o przedstawienie praktycznego doświadczenia, bez konieczności przygotowywania zadań wymagających dodatkowego zaangażowania czasowego po stronie potencjalnego wykonawcy - komentuje dla Wirtualnemedia.pl Anna Bracik, dyrektorka biura ds. komunikacji i informacji naukowej PAN.

“Termin na złożenie oferty wręcz kuriozalny”

Przedstawiciele branży PR krytykują terminarz postępowania PAN. 

- Każdy, kto kiedykolwiek zatrudniał agencję czy szukał zleceniobiorcy wie, że jeśli zależy mu na wysokiej jakości świadczonych usług, to musi postarać się dotrzeć z informacją o zleceniu do jak najszerszej grupy potencjalnych firm i dać im czas na przygotowanie porządnej oferty. Standardem w przypadku takiego postępowania powinny być minimum 2 tygodnie, a dłuższy czas np. miesiąc od publikacji ogłoszenia, znacząco zwiększa szanse na otrzymanie dobrej oferty - opisuje w rozmowie z Wirtualnemedia.pl Paweł Prus, prezes zarządu agencji Flynn.

Oburzenia sytuacją nie kryje Emilia Hahn, prezeska Stowarzyszenia Agencji Public Relations. Organizacja zapowiada także złożenie do PAN pytań o przyczyny, dlaczego przetarg ma taki przebieg.

- Przyznam, że dawno nie spotkałam się z przetargiem, którego termin na złożenie oferty jest tak bardzo niepartnerski, wręcz kuriozalny. Bardzo chciałabym przeczytać oświadczenie Polskiej Akademii Nauk, że termin ten został wyznaczony w wyniku braku doświadczenia lub błędu pracownika. PAN dał dwa dni robocze na przygotowanie oferty, a oczekuje – poza przygotowaniem strony formalnej i zebraniem dowodów poświadczających doświadczenie – trzech próbek materiałów. I nie są to jakieś trzy przykładowe teksy, które dotychczas powstały po stronie potencjalnych Wykonawców. Zamawiający prosi bowiem o opis zrealizowanej sytuacji kryzysowej, z analizą tej sytuacji oraz pokazaniem podjętych działań oraz rozpisanie przykładowej konferencji prasowej, ze wskazaniem mediów i kanałów komunikacji. Dla doświadczonej agencji nie są to trudne zadania, ale ich jakościowe przygotowanie wymaga czasu. Co więcej, przekazanie informacji o jakichkolwiek, szczególnie kryzysowych działaniach dla innego klienta, zawsze wymaga potwierdzenia tego z klientem, co również wpływa na czas pracy. Gdyby zamawiającemu zależało na szerokim rozejściu się zapytania i zabraniu jakościowych ofert z rynku, założyłby dwa tygodnie na przesłanie ofert. To komfortowy czas dla agencji, pozwalający ułożyć pracę pośród innych obowiązków. Tydzień to absolutne minimum - uważa szefowa SAPR w komentarzu dla Wirtualnemedia.pl.

- Jestem w stanie zrozumieć, że coś jest pilne, że długo trwała procedura wewnątrz organizacji.. ale żeby dotrzeć do dużej grupy PRowców ze swoim przetargiem, żeby mieć pewność, że zgłoszą się dobrej jakości specjaliści to absolutnie nie powinno się (zwłaszcza w sezonie urlopowym) dawać tylko dwóch dni na złożenie ofert, nawet jeśli wymagają one tylko wypełnienia dokumentów i odkopania próbek swojej pracy. Myślę, że tydzień to przyzwoite minimum - stwierdziła w piątek (czyli przed ogłoszeniem o wydłużeniu czasu dla oferentów) Luiza Jurgiel-Żyła z Polskiego Stowarzyszenia Public Relations, komentując sprawę w mediach społecznościowych.