Jak zorganizować idealną konferencję? - rady krok po kroku

Organizacja idealnej konferencji to duże wyzwanie. Przygotowanie udanego spotkania wymaga często zaangażowania wielu sił i środków oraz skoordynowania pracy licznego zespołu osób. W zależności od skali wydarzenia i jego charakteru czas, który musimy przeznaczyć na przygotowania może obejmować od kilku dni do kilku miesięcy

1. Przemyśl koncepcję, określ profil i liczbę uczestników
Organizację każdego spotkania, niezależnie od jego skali i złożoności, należy rozpocząć od przemyślenia koncepcji. W praktyce oznacza to odpowiedź na podstawowe pytania dotyczące planowanego spotkania (co? w jakim celu? dla kogo? gdzie? kiedy? i jak chcesz zorganizować?). Temat spotkania powinien być interesujący dla potencjalnych uczestników i odpowiadać na potrzeby rynkowe. Od jego wyboru zależy to, kogo zaprosisz do udziału w charakterze prelegentów. Dobrze byłoby również połączyć tematykę wydarzenia z charakterem miejsca - jeśli organizujesz konferencję dotyczącą rozwoju, nowych technologii czy też innowacji, zadbaj o wybór nowoczesnego centrum konferencyjnego.

Poza tematyką jednym z kluczowych zagadnień jest to, do kogo kierujesz spotkanie, na czyjej obecności ci zależy z punktu widzenia realizacji celów biznesowych oraz na jaką frekwencję liczysz. Profil gości decyduje o charakterze spotkania. Idealną lokalizacją na konferencję architektów wnętrz jest obiekt, w którym zastosowano ciekawy design oraz rozwiązania konstrukcyjne. W przypadku spotkań o charakterze biznesowym doskonale sprawdzi się miejsce położone w centrum biznesowym. Naturalną formą wysyłki zaproszenia dla branży IT będzie droga mailowa lub rejestracja na stronie internetowej organizatora.

2. Opracuj scenariusz, harmonogram i kosztorys
Kolejny etap to przygotowanie scenariusza. W przypadku rutynowych wydarzeń może on zawierać tylko ogólne ramy czasowe. Gdy wydarzenie jest bardziej złożone, warto uwzględnić jak najwięcej szczegółów, co pozwala zawczasu przewidzieć ewentualne trudności. Opracowanie scenariusza pomoże ci we współpracy z podwykonawcami. To także dobry punkt wyjścia do zebrania informacji na temat kosztów. W sytuacji, gdy dysponujesz ograniczonym budżetem, już na tym etapie będziesz musiał podjąć decyzję, na których elementach konferencji zależy ci najbardziej, a z których możesz zrezygnować. Zawsze warto założyć pewną dodatkową kwotę na tzw. nieprzewidziane wydatki.

Niezbędnym elementem przygotowań jest stworzenie tygodniowego harmonogramu, w którym należy wyraźnie zaznaczyć wszystkie nieprzekraczalne terminy, takie jak np. opracowanie projektu, druk i wysyłka zaproszeń, produkcja materiałów informacyjnych. Bardzo pomocne jest również przygotowanie listy kontaktowej zawierającej numery telefonów oraz maile do wszystkich osób zaangażowanych w realizację wydarzenia.

3. Wybierz odpowiednią lokalizację
Powodzenie wydarzenia w dużej mierze zależy od wyboru miejsca, w którym zostanie ono zorganizowane. Lokalizacja spotkania ma duże znaczenie zarówno dla organizatora, jak i dla jego uczestników. Kluczowym elementem jest wygląd i standard miejsca, do którego zaprosisz swoich gości, gdyż świadczy on o twoim guście i określa prestiż wydarzenia. Warto zwrócić uwagę na to, czy dojazd będzie wygodny zarówno dla osób podróżujących samochodem, samolotem, jak i tych, którzy korzystają z komunikacji miejskiej oraz czy w pobliżu znajduje się dostatecznie duża liczba miejsc parkingowych.

Niezwykle ważną cechą centrum konferencyjnego jest jego uniwersalność, czyli możliwość przesuwania ścian, a co za tym idzie dowolne zmiany wielkości i układu sal, rozstawienia krzeseł, ekranu, nagłośnienia. Dzięki temu nawet w przypadku konferencji, podczas której odbywają się równoległe panele dyskusyjne, będziesz mógł dostosować miejsce do swoich potrzeb, nie ponosząc przy tym dodatkowych kosztów.

W przypadku obiektów konferencyjnych standardem jest obecnie oferowanie najnowocześniejszego wyposażenia audiowizualnego i zaawansowanych usług multimedialnych. Warto zwrócić uwagę, jaki sprzęt dostępny jest w cenie wynajmu sali, a za jaki trzeba będzie dodatkowo zapłacić. Często jest tak, że koszt wynajęcia sali wydaje się atrakcyjny, natomiast po dodaniu wszelkich kosztów dodatkowych związanych z nagłośnieniem i pozostałym sprzętem cena przestaje być konkurencyjna.

Z myślą o efektywności spotkania najlepiej wybrać obiekt konferencyjny, który został stworzony specjalnie w tym celu. W przypadku spotkań o charakterze biznesowym wyjątkowy, nowoczesny design obiektu czy też możliwość skorzystania z osobnego pomieszczenia dla prelegentów (tzw. VIP roomu) podnoszą rangę wydarzenia i nadają mu większy prestiż. Niezwykle istotna jest oczywiście wygoda gości, na którą wpływa m.in. dostęp do światła dziennego z możliwością całkowitego zaciemnienia sal, komfortowe krzesła, miejsce do odpoczynku w przerwie spotkania, gdzie można skorzystać z bezpłatnego bezprzewodowego dostępu do internetu i sprawdzić pocztę na swoim laptopie.

Niezwykle ważna jest również atmosfera, która panuje w danym miejscu. Tworzy ją przede wszystkim zespół pracujących w nim ludzi i ich indywidualne podejście do każdego klienta, jednym słowem - chemia. Już wstępne rozmowy telefoniczne i kontakty mailowe pozwalają zorientować się, czy pracownicy obiektu są zorientowani na klienta, elastyczni, chętni do pomocy, czy też przeciwnie – po drugiej stronie mamy wrażenie „muru”. Dla organizatora spotkania, którego planowaniu z reguły towarzyszy mniejszy lub większy stres, bardzo istotne jest, aby mógł czuć się komfortowo podczas współpracy, nawet gdy dokonuje szeregu zmian „na ostatnią chwilę”. Nie obawiaj się sprawdzać miejsc, z których usług nie korzystałeś wcześniej, Tylko jeżeli jesteś otwarty na nowe rozwiązania, masz szansę znaleźć ciekawe lokalizacje i mile zaskoczyć swoich gości.

4. Wybierz podwykonawców
Zorganizowanie konferencji, to nie lada wyzwanie logistyczne. Aby ułatwić sobie pracę, warto zapytać o usługi dodatkowe oferowane przez obiekt, na który się zdecydowaliśmy. Może to być np. zapewnienie cateringu, wynajęcie i przeszkolenie hostess lub wynajem sprzętu do tłumaczenia symultanicznego.

Często z racji swojej działalności centra konferencyjne posiadają bazy sprawdzonych podwykonawców, których chętnie polecają, a często nawet organizują ich działalność. Dzięki temu zamiast kontaktować się z kilkoma dostawcami, ustalasz szczegóły wydarzenia z jednym pracownikiem centrum. Taka osoba nie tylko zadba o to, aby wszystko poszło zgodnie z planem, ale bazując na swoim doświadczeniu, doradzi najlepsze rozwiązania, zaproponuje kreatywne pomysły w niespodziewanych sytuacjach i zapewni najwyższy poziom usług. Dzięki temu zyskasz nie tylko spokój, ale zaoszczędzisz także czas i pieniądze, ponieważ korzystając z dostawców stale współpracujących z danym obiektem, możesz liczyć na atrakcyjne ceny. Należy pamiętać, że w przypadku współpracy z większą liczbą poddostawców kluczem do sukcesu jest wybór odpowiednich, profesjonalnych ludzi, na których możesz liczyć w każdej sytuacji.

5. Zwracaj uwagę na szczegóły
W przypadku organizacji skomplikowanych wydarzeń śmiało można powiedzieć, że diabeł tkwi w szczegółach, dlatego tak duże znaczenie ma opracowanie scenariusza zawierającego wszystkie informacje dotyczące zaangażowania poszczególnych poddostawców. Należy również przekazać wszystkim ekipom taki scenariusz, aby każdy był zorientowany w jego przebiegu. Należy drobiazgowo sprawdzać wszystkie dokumenty, takie jak zaproszenia, materiały informacyjne dla uczestników, umowy i zamówienia, aby uniknąć jakichkolwiek błędów. W czasie przygotowań do konferencji warto przewidywać wszystkie możliwe scenariusze, które mogą mieć miejsce.

Pozwala to uniknąć niepotrzebnego stresu w dniu konferencji. Im więcej wariantów niepowodzeń jesteś w stanie przewidzieć, tym mniej nieprzyjemnych niespodzianek jest w stanie cię zaskoczyć. Jeżeli czujesz taką potrzebę, warto organizować dodatkowe spotkania z dostawcami na miejscu lub próbę generalną na dzień przed konferencją.

6. Zachowaj spokój w dniu wydarzenia
W czasie wydarzenia na bieżąco kontroluj jego przebieg. Śmiało zwracaj uwagę poddostawcom, gdy zauważysz jakiekolwiek niedociągnięcia. W razie wystąpienia niespodziewanych sytuacji, proś o pomoc swojego opiekuna ze strony obiektu konferencyjnego. Z pewnością w krótkim czasie skutecznie zajmie się każdym mniejszym lub większym problemem.

Nawet gdy wydarzyło się coś negatywnego, zachowuj spokój i nie daj poznać po sobie gościom, że coś poszło nie tak. Nerwy nie pomogą w cofnięciu czasu. Po wydarzeniu przeanalizuj na spokojnie sytuację, znajdź jej przyczynę i zapamiętaj, aby uniknąć tych samych błędów w przyszłości.

7. Zadbaj o informację zwrotną
Aby stale polepszać jakość organizowanych przez siebie wydarzeń, powinieneś mieć świadomość, jak odbierają je uczestnicy. Warto więc pamiętać o tzw. „follow-upie”, który może mieć formę ankiety rozdawanej pod koniec konferencji lub rozmowy telefonicznej z wybranymi gośćmi. Ważne, aby informacja zwrotna dotyczyła takich elementów jak ocena części merytorycznej spotkania (np. jak oceniasz prezentacje poszczególnych prelegentów?), kolejnych etapów organizacji (np. czy zostałeś wystarczająco wcześnie poinformowany o szczegółach logistycznych?) oraz warunków podczas wydarzenia (jaka jest twoja opinia na temat miejsca/dojazdu/cateringu?). Im więcej informacji uda ci się zebrać, tym bardziej będziesz w stanie trafiać w zapotrzebowanie i gusta gości, a co za tym idzie - twoje konferencje będą cieszyć się dobrą opinią i dużym powodzeniem wśród uczestników.

 

Katarzyna Bobowska, zarządca centrum konferencyjnego Adgar Plaza. Z branżą eventów, konferencji, kongresów, incentive i podróży służbowych jest związana od ponad 8 lat. Zaczynała karierę w agencjach eventowych, następnie zarządzała działem konferencji wydawnictwa Harvard Business Review Polska. Od trzech lat jest zaangażowana w tworzenie, a następnie rozwijanie działalności Adgar Plaza.