Pracodawca może dofinansować pracownikowi wczasy, kolonie i szkolną wyprawkę

Dofinansowanie przez pracodawcę kolonii dla dziecka nie podlega opodatkowaniu, ale wyprawki szkolnej – już częściowo tak. W obydwu przypadkach nie należy się jednak obawiać naliczenia składek ZUS.

Pracodawca może dofinansować pracownikom i ich dzieciom wypoczynek wakacyjny: zorganizowane wczasy (także zagraniczne), prywatne kwatery oraz kolonie czy rajdy dla dzieci lub młodzieży. Wsparcie finansowe może dotyczyć także zakupu podręczników i wyprawki szkolnej dla dzieci pracowników. O tym, jakie świadczenia mogą zostać dofinansowane przez pracodawcę, decyduje przyjęty w danej firmie regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) – pod warunkiem oczywiście, że taki fundusz socjalny został w ogóle utworzony.

Fundusz socjalny jest obowiązkowy dla firm ze sfery budżetowej – przedsiębiorstwa z „budżetówki” muszą go utworzyć bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników. W przypadku prywatnych firm fundusz powinni tworzyć pracodawcy, którzy zatrudniają co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Pracodawca może jednak z niego zrezygnować, wprowadzając odpowiedni zapis w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania, w porozumieniu z przedstawicielami pracowników (np. związkami zawodowymi). Z kolei firmy, które zatrudniają mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą, ale nie muszą tworzyć funduszu. Powinni jednak poinformować o tym pracowników do 31 stycznia danego roku kalendarzowego.

Kwota ewentualnego wsparcia finansowego także zależy od zapisów w regulaminie, ale zazwyczaj im wyższy dochód brutto na osobę w rodzinie, tym niższe wsparcie. Średnie dofinansowanie wypoczynku wakacyjnego to kilkaset złotych, podobna kwota może być wypłacana jako dofinansowanie zakupu podręczników i wyprawki szkolnej. Należy jednak liczyć się z tym, że część kwot wypłacanych w ramach funduszu socjalnego będzie opodatkowana.

Podatek od wyższych kwot dofinansowania
Najpierw jednak o tym, kiedy podatek w całości się upiecze – całkowicie zwolnione z podatku jest bowiem dofinansowanie wypoczynku dziecka w wieku do 18 lat, pod warunkiem jednak, że wypoczynek dzieci jest zorganizowany przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie (np. biura podróży, szkoły, organizacje harcerskie, fundacje czy parafie) i odpowiednio udokumentowany.

Firmy, które decydują się na dofinansowywanie wypoczynku pracownikom, przyznają takie świadczenie zazwyczaj raz na rok lub dwa lata. Najczęściej wymagają też, by urlop trwał minimalnie dwa tygodnie. Aby otrzymać dofinansowanie, pracownik musi także dostarczyć niezbędne dokumenty, na przykład zaświadczenia o pozostałych zarobkach członków rodziny, potwierdzenie wypoczynku pracownika (np. zaświadczenie o pobycie wystawione przez ośrodek wypoczynkowy) i dowód zapłaty za wykupione wczasy czy kolonie.

W przypadku pracowników wolna od podatku jest tylko kwota wsparcia nie przekraczająca 380 zł (przy czym zwolnienie to nie dotyczy bonów czy talonów uprawniających do wymiany na towary i usługi, które są w całości opodatkowane). Jeśli dofinansowanie jest wyższe, z nadwyżki należy już rozliczyć się z fiskusem (według stawek skali podatkowej) – robi to w imieniu pracowników pracodawca.

Z podatkiem, ale bez składek ZUS
Trzeba mieć także na uwadze, że kwota 380 zł jest sumą wszystkich świadczeń rzeczowych i pieniężnych otrzymanych przez pracownika w całym roku podatkowym. Oznacza to, że jeśli pracownik otrzymał zarówno dofinansowanie do wczasów, jak i do zakupu wyprawki szkolnej, limit 380 zł będzie dotyczyć obydwu kwot dofinansowania (nie zostanie zastosowany dla każdej z nich odrębnie, a więc nie będzie podwojony). Przychód z tytułu świadczeń wypłacanych z funduszu socjalnego jest za to w całości zwolniony ze składek ZUS (za wyjątkiem sytuacji, kiedy świadczenie nie ma charakteru socjalnego; oskładkowana może być np. premia z okazji świąt, ponieważ uznaje się, że ma ona charakter wynagrodzeniowy, a nie socjalny).

Agata Szymborska-Sutton, Tax Care