Zmiany na fakturze. Jak potwierdzić otrzymanie korekty?

Często zdarza się, iż cenę transakcji sprzedawca zmniejsza o kwoty udokumentowanych i dopuszczonych prawnie rabatów, opustów czy uznanych reklamacji. Nierzadko dochodzi również do zwrotu towaru. Redukcja ceny oznacza redukcję podstawy opodatkowania, co wiąże się koniecznością wystawienia faktury korygującej "in-minus". Aby wystawca faktury mógł zmniejszyć kwotę należnego VAT-u, musi posiadać potwierdzenie, iż nabywca dokonał odpowiedniego zmniejszenia kwoty VAT-u naliczonego, czyli że odebrał fakturę korygującą. Ustawodawca nie określa jednak formy, jaką powinno mieć potwierdzenie.

Mnogość form potwierdzenia

Strony transakcji dysponują zatem swobodą wyboru postaci potwierdzenia. Wystarczy, iż pozwoli ona jednoznacznie uznać, iż sprzedawca to potwierdzenie otrzymał. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 10.11.2011r. o sygnaturze IPPP2/443-926/11-4/MM stwierdził, iż wystarczającym dowodem na otrzymanie przez nabywcę korekty faktury jest uzyskanie podpisu nabywcy na kopii faktury korygującej. Organ w interpretacji dopuszcza również takie formy potwierdzenia, jak każde pisemne potwierdzenie faktu otrzymania, zwrotne potwierdzenie odbioru, a także każde inne rozwiązanie, które potwierdza, iż korekta dotarła do adresata. Może być to zatem np. zestawienie zaksięgowanych faktur korygujących, które nabywca prześle pocztą, i które posiadać będzie informację, jakich korekt dotyczy.

Kiedy nabywca nie jest podatnikiem VAT

Potwierdzenie otrzymania korekty w ogóle nie będzie wymagane w przypadku, gdy kupujący nie odlicza VAT-u, czyli jest osobą fizyczną nie prowadzącą działalności gospodarczej. Jak przyjął Wojewódzki Sąd Administracyjny w Bydgoszczy w wyroku z dnia 05.09.2012r. o sygnaturze akt I SA/Bd 700/12, w stosunku do odbiorców towarów i usług, którzy nie są podatnikami VAT-u, do obniżenia kwoty VAT-u należnego wystarczy, iż sprzedawca prześle korektę faktury na adres nabywcy przesyłką poleconą.

Przepisy bardziej precyzyjne od 2014

Od 1 stycznia 2014 r. z ustawy o VAT będzie wynikać bezpośrednio, iż podatnik może zmniejszyć podstawę opodatkowania nawet w sytuacji, kiedy nie będzie posiadał potwierdzenia otrzymania  faktury korygującej przez kupującego, ale tylko po spełnieniu dwóch warunków:
- pozyskanie potwierdzenia nie będzie możliwe mimo udokumentowanego wysiłku doręczenia korekty faktury,
- z posiadanej dokumentacji będzie wynikać, iż kupujący jest świadom, iż transakcja zakupu została zrealizowana na warunkach określonych w fakturze korygującej, a nie w pierwotnej.

Korekty nie wpływające na VAT

Warto mieć na uwadze, iż faktura korygująca może dotyczyć poprawy pomyłki w jakiejkolwiek pozycji faktury pierwotnej. Co za tym idzie, istnieją i takie korekty, które nie zmieniają wartości podatku VAT, a zatem posiadanie potwierdzenia otrzymania ich przez nabywcę nie jest konieczne.

Katarzyna Miazek, Tax Care
Katarzyna Więsik, księgowa Tax Care