Podsumowanie roku 2020 w branży eventów, perspektywy na 2021

Olga Krzemińska-Zasadzka, CEO Agencji Power, PowerSport i DMC Warsaw Poland, prezes zarządu SOIT, członkini Klubu Agencji Eventowych SAR

O ile proc. zmalały przychody i zatrudnienie w firmie z powodu epidemii Covid-19?

Nasz dział Eventów odnotował spadek obrotów o ok. 70%, w stosunku do ubiegłego roku. Tegoroczne wydarzenia realizowaliśmy w okresie styczeń-luty, a także kilka pomniejszych w miesiącach czerwiec-wrzesień. Mowa tu zarówno o wydarzeniach online, hybrydowych, jak i offline. W dziele Incentive odnotowaliśmy spadek o ok. 95% - rynek wyjazdów motywacyjnych stanął w marcu i do tej pory nie wiadomo kiedy nastąpi jego ponowne uruchomienie.

Wiosną 2020 roku obniżyliśmy koszty Agencji o ok. 40%. Od początku epidemii szukaliśmy wsparcia i dostępnych możliwości - również w zakresie zapisów dyrektywy unijnej dotyczącej turystyki. Okazało się, że w żaden sposób nie chroni ona przedsiębiorców. W tym czasie złożyliśmy także szereg postulatów do polskich Ministerstw, wskazując kroki, naszym zdaniem, niezbędne do wdrożenia.

Wyszliśmy poza schematy. Nauczyliśmy się bardzo szybko dostosowywać do zmieniających się okoliczności i przepisów. Na szczęście posiadamy własne biuro i magazyn, więc nie ponosimy dodatkowych kosztów z tytułu najmu. Zawsze też dokładnie planowaliśmy stałe koszty firmowe, aby odzwierciedlały one nasze możliwości i ewentualne ryzyka. Na bieżąco działamy w czterech Stowarzyszeniach branżowych i Radzie Przemysłu Spotkań i Wydarzeń.

Czy w Państwa firmie udało się wprowadzić nowe usługi i źródła przychodów?

Tak, w tym roku wdrożyliśmy w naszej firmie wiele nowych usług, m.in. projekty: #bezpiecznebiuro czy #bezpiecznyhotel. W czasie największego zapotrzebowania zaopatrywaliśmy szpitale w środki ochronne, zaopatrywaliśmy pracowników naszych klientów w rzeczy niezbędne do pracy zdalnej, organizowaliśmy warsztaty, szkolenia i spotkania online i w formule hybrydowej. Zrealizowaliśmy także kilka mniejszych eventów offline.

Jak znaczące dla firmy i całej branży było wsparcie ze strony państwa?

Wsparcie ze strony Państwa zależało od wielu czynników: od regionu, wielkości firmy, tego czy zatrudniały na umowę o pracę, wreszcie od tego kiedy powstały, a także czy miały zobowiązania publiczno -prawne. I tak mamy firmy, które takowe wsparcie otrzymały, a także takie, które nie „załapały się" na żadną pomoc ze strony Państwa.

Firmy przemysłu spotkań i wydarzeń /eventy/ oraz turystyka biznesowa i motywacyjna /incentive travel/ mogły skorzystać od marca z:

•         odroczenia 180 dni /turystyka, eventy/
•         bon turystyczny /prywatne osoby,  hotele/
•         PFR /firmy z odnotowanymi spadkami/
•         pierwsze zwolnienia z ZUS na 3 miesiące /firmy z odnotowanymi spadkami/
•         dopłaty do wynagrodzeń /PUP, Fundusz Pracy/ - 3 miesiące
•         postojowe dla wszystkich – 3 miesiące
•         czynsze – można było ubiegać się o obniżenie w województwach – jeśli państwowe
•         brak czynszów w lockdown Agenci turystyczni w Centrach Handlowych
•         pożyczki bezzwrotne 5 tyś.
•         pomoc wojewódzka dla małych i średnich
•         zwolnienia z ZUS i postojowe MINI tarczy i postojowego dla niektórych PKD /tu mają odać organizatorów wydarzeń, czekamy na to/ /lipiec-wrzesień/
•         pożyczki z BGK
•         ARP – wsparcie pożyczkowe dla transportu, spłata leasingów, pożyczki COVIDowe na preferencyjnych warunkach z długą karencją spłaty
•         Turystyczny Fundusz Zwrotów /pożyczka na 6 lat bez oprocentowania/
•         obniżona kwota gwarancji turystycznej /30%/
•         dotacja z Ministerstwa Kultury /muzyka, taniec, teatr, pozostała działalność rozrywkowa i rekreacyjna i przedsiębiorstwa techniki estradowej/
•         listopad – ZUS i postojowe – nie wszystkie PKD naszych branż
•        wytycznie  do Ministerstwa Rozwoju /eventy, targi, rozrywka i kultura, wydarzenia sportowe/ – robione przez członków Rady w czerwcu i listopadzie – dogodne dla eventów

Jeśli chodzi o pomoc płynącą z województw, to poszczególne samorządy decydowały czy środki mają być w formie pożyczki czy dotacji. Dodatkowo środki nie były przeznaczone dla wszystkich poszkodowanych tylko dla części branży. Często o otrzymaniu wsparcia decydowały minuty, bo środki były rozdawane „kto pierwszy ten lepszy". Wiele firm pozostało bez wsparcia. W województwie mazowieckim, w którym prowadzimy firmę, rozstrzygnięto nabór, ale na umowę czekamy już długi czas i nie wiemy kiedy środku będą przyznane.

Jakie są prognozy dla branży na przyszły rok? Czy w okresie letnim roku 2021 mogą wrócić duże eventy?

Na ten moment w naszej Agencji jest stabilnie. Zabezpieczyliśmy się na kolejne miesiące, mamy zlecenia, dostosowaliśmy się do spotkań online i hybrydowych. W najgorszym położeniu są duże firmy z rozbudowaną strukturą pracowniczą, a także turystyka przyjazdowa czy hotele. Staramy się działać razem w celu odbudowy popytu. W marcu stworzyliśmy inicjatywę TUgether, a w lipcu Radę Przemysłu Spotkań i Wydarzeń (zrzeszamy w tej chwili 20 stowarzyszeń) i działamy w każdej dziedzinie by przetrwać ten trudny czas.

Jako branża nauczyliśmy się nowych zasad reżimu sanitarnego, wdrożyliśmy procedury bezpieczeństwa i szybko dostosowaliśmy do nowych warunków. Czekamy z niecierpliwością na każde nowe decyzje rządu, odmrożenie spotkań i wyjazdów motywacyjnych przez wszystkie światowe korporacje.

Za nami trudny rok – ale też ten czas pokazał nam jak bardzo potrzebujemy siebie nawzajem, jak bardzo potrzebujemy bezpośredniego kontaktu. Już teraz widać, że ludzie pragną spotkań, gal, szkoleń face to face. Część z nas jest już zmęczona światem online, potrzebujemy wyjść do ludzi.

Jestem absolutną zwolenniczką wydarzeń na żywo. Począwszy od kontaktu międzyludzkiego, oddziaływania na zmysły, emocje i przeżycia. Tego nigdy nie osiągnie się online. Jako ludzie jesteśmy stworzeni do bezpośredniej interakcji z drugim człowiekiem. Zbyt długie przebywanie w świecie online prowadzi do wielu trudności psychologicznych, pokazuje to coraz więcej badań. Im więcej spotkań, tym relacje biznesowe i prywatne są zdrowsze. Uważam, że nic nie ładuje akumulatorów do dalszej pracy jak wspaniała podróż, nic tak nie relaksuje, nic tak nie poprawia samopoczucia. Podróżujmy jak najwięcej.

Mam nadzieję, że z nowym rokiem powoli wszystko zacznie wracać do normalności. Od małych eventów, plenerów, team-buildingów, aż do większych wydarzeń: koncertów i wyjazdów zagranicznych. Ludzie po tym roku potrzebują dużo pozytywnych przeżyć, słońca, dobrych emocji.

Wojciech Cłapiński, wiceprezes zarządu El Padre

O ile proc. zmalały przychody i zatrudnienie w firmie z powodu epidemii Covid-19?

Przychody w roku 2020 zmalały o ok 70%, zaś zatrudnienie o 30%.

Czy w Państwa firmie udało się wprowadzić nowe usługi i źródła przychodów?

Jak wiele firm na początku pandemii, tak i my mieliśmy epizod związany z zaopatrzeniem naszych klientów w produkty niezbędne w walce z COVID 19, takie jak maseczki czy płyn do dezynfekcji.
Nasze działania koncentrujemy niezmiennie na komunikacji marketingowej i staramy się dostosować do otaczającej nas rzeczywistości. Od kilku miesięcy rozwijamy kompetencje w zakresie digitalizowania eventu. W tym celu zorganizowaliśmy w siedzibie własne studio przeznaczone do realizacji mniejszych projektów tego typu.

Jak znaczące dla firmy i całej branży było wsparcie ze strony państwa?

Skorzystaliśmy z dostępnych instrumentów pomocowych i zwłaszcza Tarcza Finansowa PFR miała znaczący wpływ na naszą zdolność do utrzymania wielu miejsc pracy w naszej agencji. Z tego co wiemy, większość agencji eventowych korzystało z pomocy państwa i być może to oraz zaradność i elastyczność pozwoliło uniknąć większej ilości bankructw w naszej branży.

Jakie są prognozy dla branży na przyszły rok? Czy w okresie letnim roku 2021 mogą wrócić duże eventy?

Doświadczenie mijającego roku uczy, że jakiekolwiek prognozy są w dużej mierze jedynie myśleniem życzeniowym. Zatem życzmy sobie, aby fakt pojawienia się szczepionki spowodował możliwie szybki powrót do „normalności" i co za tym idzie do powrotu normalnych kontaktów międzyludzkich na wszystkich płaszczyznach. Najpierw powrócą eventy, na których ludzie będą pojawiać się z własnej woli, a w ślad za tym powrócą konferencje, kongresy i podróże służbowe.