Branża PR i eventów wyznacza standardy przetargów, podpisując kolejne rozdziały białej księgi

Sygnatariuszami kolejnych rozdziałów białej księgi są Stowarzyszenie Komunikacji Marketingowej SAR i Polskie Stowarzyszenie Menedżerów Logistyki i Zakupów PSML (organizatorzy inicjatywy), Związek Firm Public Relations i Klub Agencji Eventowych oraz przedstawiciele reklamodawców. Dokumenty zawierają wytyczne i rekomendacje postępowań przetargowych dla obszarów PR i eventów, a także przygotowane przez obie strony (klientów i agencje) wzorcowe narzędzia i dokumenty przetargowe.

W rozdziały zawarto szereg rekomendowanych rozwiązań dla poszczególnych etapów przetargów na usługi profesjonalnej komunikacji i organizacji wydarzeń:

- analizę potrzeb i określanie celów biznesowych, źródła dla budowania wiedzy o rynku dostawców
- wytyczne oraz wzorcowe dokumenty zapytania o informację – RFI (Request For Information),  briefów przetargowych, spotkań de-briefingowych i sesji kierunkowych, rekomendowanych modeli przetargów
- rekomendacje dotyczące komunikacji w przetargach i dostępności klienta na etapie przetargu
- szczegółowy harmonogram przetargu i minimalny czas w przetargu, kryteria i wagi ocen w przetargach oraz wzorcowe arkusze ocen
- terminy płatności i koszt pieniądza w czasie, opłaty za udział w przetargu, zasady prawidłowego kosztorysowania w eventach wraz z wytycznymi oraz wzorcowymi tabelami
- zasady ochrony praw autorskich w przetargu.

- Bardzo liczymy na to, że opublikowane dziś zalecenia i rekomendacje znajdą szerokie zastosowanie w praktyce zakupowej naszych usługobiorców. Wypracowane wspólne zasady prowadzenia procesu przetargowego nie tylko cywilizują relacje zamawiający – wykonawca w branży PR, ale przede wszystkim pozwolą na uzyskanie wymiernych korzyści po obydwu stronach stołu negocjacyjnego. Usługobiorcom pozwolą na optymalny wybór najlepiej dopasowanego dostawcy, a agencjom PR na bardziej efektywne wykorzystanie swych zasobów kreatywnych – powiedział Grzegorz Szczepański, prezes zarządu ZFPR.

Pierwszy, ogólny rozdział białej księgi przyjęto pod koniec listopada tego roku. Zawiera on zbiór dobrych praktyk i standardów efektywnej współpracy reklamodawcy z agencją. Cały dokument ma stanowić rekomendacje nowych standardów i dobrych praktyk w zakresie prowadzenia postępowań przetargowych na zakup profesjonalnych usług komunikacji marketingowej.

- Mam nadzieję, że dzięki owocnej współpracy i stworzonym standardom w kategorii eventy o złożenie oferty nie będzie proszone kilkanaście agencji, briefy będą zawierały kluczowe elementy niezbędne do przygotowania dobrej propozycji (w tym budżet), agencje będą miały odpowiedni czas na przygotowanie oferty, która będzie oceniana według jasnych kryteriów mających wyznaczone wagi, a zaliczka czy termin płatności do 30 dni nie będzie niczym szczególnym. Jednocześnie klienci będą otrzymywać dobre oferty, przygotowane specjalnie dla nich, odpowiednio zwizualizowane i wycenione - komentuje Sebastian Oprządek, prezes zarządu KAE.

Prace w ramach dialogu branżowego trwały ponad dwa lata, wzięło w nich udział łącznie 220 ekspertów, w tym 41 reprezentantów reklamodawców z najbardziej promujących się branży: FMCG, farmaceutyki, bankowości, ubezpieczeń, mediów i rozrywki, telekomunikacji i transportu. Kolejne rozdziały zostaną opublikowane w  styczniu i marcu 2018 r. Projekt uzyskał patronat honorowy Ministerstwa Rozwoju.